العوامل المؤثرة على استخدام الوقت إهدار ( ضياع ) الوقت

من طرف c.ronaldo 2010-04-29, 5:06 pm

العوامل المؤثرة على استخدام الوقت :.

إن تعرفك على العوامل المؤثرة على استخدام الوقت يتطلب قيامك بتسجيل الوقت المستخدم في الأنشطة والأعمال اليومية و تحليل عناصر هذا الوقت ثم تشخيص العوامل المؤثرة على استخدامك للوقت المتاح وخاصة وقت العمل .

حاول إن تفكر قليلا وتحصر أهم هذه العوامل وراجع ما توصلت إليه مع هذه القائمة ..

قائمة بأهم العوامل المؤثرة على استخدام الوقت...

1- العادات والتقاليد الاجتماعية .

2- العلاقات العائلية والشخصية .

3- الحالة النفسية (الاستمتاع/ الملل ).

4- طبيعة ونوع العمل .

5- العلاقة مع الرؤساء .

6- العلاقة مع المرؤسين.

7- درجة التفويض للسلطة .

8- العلاقة مع الزملاء.

9- المكالمات التليفونية الاعتراضية.

10- الزيارات غير المخططة.

11- المشكلات و الأزمات المفاجئة.

12- أدوات وأساليب توفير الوقت.

13- التنقل والزيارات الميدانية.

14- ظروف وحالة مكان العمل.

15- البريد الصادر والوارد.

16- الاجتماعات واللجان.

17- الواجبات والمسئوليات تجاه الأسرة.

18- الانتقال من مكان إلى مكان وحالة المرور عامة ...

إهدار ( ضياع ) الوقت...

يشكو الكثير منا من إهدار أو ضياع الكثير من وقته والسؤال الذي عليك

أن تسأله لنفسك هو :

ما هي أهم العوامل التي يمكن أن تسبب إهدار الوقت ؟

توصلت إحدى الدراسات الحديثة في هذا المجال والتي طبقت على 14 دولة إن هناك 15 سبب لإهدار الوقت أمكن حصرها وغيرها من الأسباب في القائمة التالية:

قائمة بأهم العوامل التي تسبب إهدار الوقت:.

) عوامل اجتماعية وأسرية

- عادات سلبية لا تؤدي إلى استشعار الوقت ( مثل الحديث عن الآخرين ).

- تقاليد اجتماعية قديمة (مثل الضيافة في مكان العمل ).

- النزاع والخلاف الأسري أو العائلي...

عوامل صحية ونفسية...

- الحالة الصحية .

- الحالة المزاجية والنفسية .

- الشعور بالملل .

- الانتظار ( للاجتماع _ للمقابلة _ …الخ ).

- 3) عوامل تتعلق بالعمل...

- الزيارات غير المخططة .

- التليفونات العارضة .

- سوء وسائل الاتصال المادية .

- الأزمات المفاجئة .

- تعدد الاجتماعات واللجان غير المفيدة .

- الصراعات والنزاعات مع الزملاء .

- كثرة التوقيعات على البريد في المسائل الروتينية .

- عدم كفاءة نظام الحفظ .

- عدم كفاية ودقة المعلومات .

- المناسبات الاجتماعية التي تتطلبها العلاقة بالعمل .

- عدم كفاءة السكرتارية والمكتب المعاون للمدير .

- عدم وجود جدول زمني لفترات الراحة أثناء العمل ...

4) عوامل شخصية...

- الافتقار إلى الانضباط الذاتي .

- التعود على ترك الأعمال للغد أو تأجيل البت فيها .

- الكسل .

- عدم المقدرة على الرفض أو استخدام " لا " عند اللزوم .

ثالثا : الاستخدام الفعال للوقت ...

كيف يمضي الوقت ؟

كل منا يمتلك (24) ساعة يوميا .. هل تستطيع الإجابة على السؤال التالي بسهولة؟

كيف يتم توزيع هذا الوقت الخاص باليوم الواحد ؟

24 ساعة

8 ساعات عمل 8-10ساعات وقت 6-8 ساعات نوم الوقت المهدر ( الضائع )

وإذا ركزنا على ساعات العمل.. فهل سألت نفسك.. كيف تمضي ساعات عملك اليومي ؟

سوف نيسر عليك المهمة.. وفيما يلي بعض الأنشطة التي تعتقد أنك قد قمت بها خلال يوم عمل :

- مقابلة رؤساء .

- تحرير خطابات رسمية .

- مكالمات هاتفية خاصة بالعمل .

- مكالمات هاتفية لا علاقة بها بالعمل .

- اجتماعات .

_ الصلاة .

_ زيارات ميدانية .

_ جلسات مجاملة مع بعض الزملاء .

_ قراءة البريد .

_ قراءة تقارير .

_ ……………………..

…………………. الخ .

وسوف يتضح لك أن هناك بعض المجالات التي لا علاقة لها بالوظيفة وأن هناك مجالات أخرى تدخل بشكل أو بآخر ضمن متطلبات عملك اليومي .

دعنا نحاول الآن أن نحدد المجالات التي يجب أن تقضي فيها فترة ساعات الدوام المخصصة يوميا للعمل .

من الممكن تحديد هذه المجالات على الوجه التالي :

(1) أعمال روتينية .

(2) متطلبات الوظيفة .

(3) مهمات خاصة .

(4) العمل الإبداعي والتفكير الابتكاري .

(1) الأعمال الروتينية...

ويندرج تحتها جميع الأعمال التي تأخذ شكل التكرار ( يومية ، أسبوع ، شهرية ، سنوية ) مثل الاطلاع على البريد وتوقيعه ، كتابة كشوف معينة ، ……..الخ .

ولا ينبغي أن تستحوذ هذه الأعمال على كل وقت الفرد وألا كان ذلك على حساب أعمال هامة أخرى .
(2) متطلبات الوظيفة...

وتقصد بها جوهر الوظيفة أو العمل التخصصي الخاص بالوظيفة .

(3) المهمات الخاصة...

وهي تلك الأعمال التي لا توصف بالدورية ولا تدخل بطريقة مباشرة ضمن متطلبات الوظيفة التي تقوم بها

(4) العمل الإبداعي...

ويتمثل في المبادرة الدائمة لتطوير العمل أو الإجراءات الخاصة بالأعمال الروتينية…وغيرها .

والآن وبعد التعرف على هذه المجالات علينا أن نسأل أنفسنا :.

هل تستغرق ساعات العمل المقررة في مجالات الأعمال التي سبق الإشارة إليها ؟ أم أن هناك جزءا من الوقت لا يوجه إلى هذه الأعمال؟ .

إن وجود جزء من الوقت خارج النطاق السابق يطلق عليه :

الوقت المُهدر

ولا يقصد بالوقت المهدر إهمال الفرد أو تهربه من العمل ولكن يقصد به :

سوء التنظيم والتخطيط وما يترتب عليه من :.

_ المقاومات .

_ الخطأ في الاتصال .

_ خطأ التوقع .

_ عدم تحديد الأولويات ...

المقاطعات...

وتعتبر من أهم الأسباب المؤدية لإهدار الوقت كالمحادثات الهاتفية المستعجلة وعبارات المجاملة والاجتماعات المفاجئة….الخ .

إن العملية الفعالة لإدارة الوقت تتطلب منك المرور بالمراحل التالية :

العملية الفعالة لإدارة الوقت

1) تحليل استخدام الوقت .

2) تحديد مشكلات استخدام الوقت .
3) تقييم ذاتي لطريقتك في استخدام الوقت .
4) ترجمه أهدافك في صورة خطة زمنية .
5) ترجمة أهدافك في صوره تصرفات .
6) جداول زمنيه يوميه .
7) تحسين في الأساليب المستخدمة في ادارة الوقت .
8) متابعة واعادة تحليل استخدام الوقت من فترة لأخرى.

منقـــcopeــــول...